Исправление ошибки в акте выполненных работ

Содержание
  1. Что делать, если документы пришли позже
  2. Почему документы задерживаются
  3. Расходы в одном периоде, документы – в другом
  4. Корректировочный акт выполненных работ: образец заполнения, составные части
  5. В каких случаях составляется корректировочный акт
  6. Как заполняется
  7. Что должно быть указано
  8. Алгоритм заполнения
  9. Способы корректировки
  10. по теме
  11. Можно ли оспорить подписанный акт выполненных работ?
  12. В каких случаях можно оспорить акт выполненных работ?
  13. Как оспорить подписанный акт выполненных работ: порядок действий
  14. Претензионный этап
  15. Экспертиза
  16. Обращение в суд
  17. Последствия оспаривания акта выполненных работ
  18. Что делать, если заказчик не подписывает акт выполненных работ
  19. Три причины невозврата актов выполненных работ — алгоритм действий
  20. Сотрудники заказчика халатно относятся к документам или экономят на почтовых расходах
  21. У заказчика нет денег или желания платить
  22. У заказчика есть претензии к качеству или объёму работ
  23. Порядок учёта доходов и НДС, когда не подписаны акты
  24. 5 ошибок в акте сдачи-приёмки работ — Эльба
  25. 1. Акт составили, а про другие документы забыли
  26. 2. Подписали акт другим числом
  27. 3. Акт подписан не тем, кем нужно
  28. 4. Акт «забраковала» бухгалтерия
  29. 5. Нарушения формы и содержания акта

Что делать, если документы пришли позже

Исправление ошибки в акте выполненных работ

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, то есть в тот же день, а то и час, когда операция была произведена. Но когда этот документ попадет в бухгалтерию продавца и покупателя – это проблема исполнительской дисциплины.

В связи с этим перед бухгалтерией стоит вопрос: имеют ли они право учесть в расходы работы (или услуги), произведенные в одном отчетном периоде, если первичный документ составлен в следующем? То есть что более важно: дата составления первичного документа или период осуществления факта хозяйственной жизни?

Одна из самых больших проблем, которую уже не один десяток лет пытаются решить российские (а до этого советские) бухгалтеры – это своевременное получение первичных учетных документов как от сотрудников своей организации, так и от партнеров. Недавно налоговики выпустили письмо, разъясняя этот вопрос.

Почему документы задерживаются

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее – Закон № 402-ФЗ).

Не вдаваясь в подробности оформления первичных документов, отметим только, что в число семи их обязательных реквизитов входят «Дата составления документа» и « факта хозяйственной жизни» (ч. 2 ст.

9 Закона № 402-ФЗ).

Под содержанием факта хозяйственной жизни, по нашему мнению, следует понимать описание (с той или иной степенью подробности) произведенной операции. В том числе может быть указана фактическая дата (период) ее осуществления.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, то есть в тот же день, а то и час, когда операция была завершена (ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

В каких-то ситуациях, например при передаче материальных ценностей, это возможно. Продавец передал товар покупателю, а тот сразу же расписался в заранее оформленном документе, где не хватало только его подписи и даты.

В этом случае дата составления документа и фактическая дата ­совершения операции будут совпадать.

А вот когда этот документ попадет в бухгалтерии продавца и покупателя, это уже вопрос исполнительской дисциплины. Теоретически он должен быть там в тот же день. На практике считается неплохим результатом, когда первичные учетные документы поступают в бухгалтерию в течение недели-двух после окончания отчетного месяца. Ну а о ­рекордах ­длительности читатели сами могут немало поведать.

В каких-то других случаях подписание первичного документа требует проверок, согласований, принятия решений, и документ окажется подписанным намного позже, чем имел место быть факт хозяйственной жизни. Примером этого может быть выполнение работ, оказание ряда услуг и т.п.

В частности, при оформлении передачи результата строительно-монтажных работ заказчик и подрядчик до сих пор используют (что, на наш взгляд, вполне оправданно) акт о приемке выполненных работ (форма № КС-2) и справку о стоимости выполненных работ и затрат (форма № КС-3), формы которых были утверждены постановлением ­Госкомстата России от 11.11.1999 № 100.

В акте по форме № КС-2 в шапке документа есть показатели «Дата составления» и «Отчетный период».

И вполне допустима ситуация, когда документ составлен после окончания отчетного периода (например, отчетный период – октябрь, а документ составлен в первых числах ноября). Точно такая же ситуация будет и со справкой по форме № КС-3.

Отчетный период и дата составления не обязательно будут совпадать. Причем подписаны заказчиком они могут быть значительно позже, как и ­переданы в бухгалтерии заказчика и подрядчика.

Аналогичная ситуация возникает и при оказании некоторых услуг. Акты о фактически оказанных услугах могут быть подписаны не день в день (либо, если услуги длительные, последним днем отчетного периода), а существенно позже. Хотя в самом акте, подписанном в декабре, будет указано, что данные услуги были оказаны в период, допустим, с 15 октября по 30 ноября текущего года.

Расходы в одном периоде, документы – в другом

Многие годы бухгалтеры решают для себя вопрос, имеют ли они право учесть в расходы работы (или услуги), произведенные в одном отчетном периоде, если первичный документ составлен в следующем. То есть что более важно: дата составления первичного документа или период ­осуществления факта хозяйственной жизни?

Мы придерживаемся точки зрения, что дата осуществления факта хозяйственной жизни (указанная в документе) превалирует над датой составления документа. Хотя ни из текста Закона № 402-ФЗ, ни из текста ранее действовавшего Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» такой однозначный вывод сделать нельзя.

Корректировочный акт выполненных работ: образец заполнения, составные части

Исправление ошибки в акте выполненных работ

Корректировочный акт — документ, составляемый подрядчиком в случае изменения условий, оговоренных сторонами в основном договоре подряда. Обычно корректировке подлежит стоимость, однако изменению могут подвергаться и другие условия соглашения. Исправленная информация служит основанием для передачи исполнителем результатов и их приемке заказчиком.

В каких случаях составляется корректировочный акт

Назначением документа является подтверждение изменения условий договора подряда. Увеличение (уменьшение) объема или количества видов произведенных работ приводит к изменению стоимости, что должно быть документально подтверждено.

В случае, если основные протоколы выполненных работ уже заполнены и подписаны контрагентами, но они согласны с изменениями условий, то стороны производят корректировку условий соглашения.

Важно! Внесение исправлений делает ранее указанную в документации информацию относительно стоимости недействительной.

Так как корректировочный акт является первичным документом в бухгалтерской отчетности, то он понадобится в случае проведения налоговой инспекцией камеральной проверки организации.

Указанные в нем сведения являются подтверждением того, что заказчик понес затраты, а исполнитель получил доход.

Справка. Корректировочный акт — документ строгой отчетности, используемый в бухгалтерии организации. Использование подобной документации должно быть отражено в учетной политике компании.

Как заполняется

Строго установленной формы документ не имеет, однако он должен содержать в себе определенный набор пунктов. По сравнению с актом выполненных работ, в корректировочном дополнительно указывается изменение определенной позиции договора, как правило, ее стоимости.

Внимание! Также обязательно должно прописываться то, в какую сторону произошла корректировка (уменьшения или увеличения суммы).

Образец заполнения корректировочного акта выполненных работ:

Что должно быть указано

Так как документ является приложением к другим соглашениям, то в нем обязательно должны присутствовать используемые в них термины.

  1. «Заказчик» — физическое или юридическое лицо, заинтересованное в выполнении исполнителем обязательств по договору подряда.
  2. «Подрядчик» — исполнитель, заключивший с клиентом договор подряда.
  3. «Договор подряда» — соглашение между контрагентами, на основании которого подрядчик исполняет свои обязательства.
  4. «Акт выполненных работ» — отражает фактическое исполнение подрядчиком своих обязанностей. В нем перечисляются виды произведенных работ с указанием их объема и цены.

Алгоритм заполнения

Документ составляется исполнителем в письменной или электронной форме и передается другой стороне на подписание. В оглавлении указывается место, дата составления, название и номер. Также делается ссылка на АВР, сведения из которого подлежат исправлению. Далее указываются стороны соглашения: юридические наименования заказчика и подрядчика и их реквизиты.

В следующем пункте составляется перечень произведенных работ с указанием их объема, стоимости каждой позиции и общей суммы до корректировки, а затем с ее учетом.

Далее нужно указать, что обязанности подрядчика исполнены полностью, а у заказчика нет претензий к качеству, объему и сроку выполнения.

В конце ставятся подписи официальных представителей сторон соглашения с указанием их должностей в вышеуказанных организациях. Подписи уполномоченных лиц должны иметь расшифровку, в ином случае документ не будет иметь юридической силы.

Справка. Если приложение составлено в электронном виде, то оно подтверждается электронными цифровыми подписями контрагентов.

Способы корректировки

Существует несколько способов корректирования первоначальных сведений.

  1. В тексте указывается точный размер исправления, то есть прописывается и старая, и новая цена.
  2. Указывается разница старой и новой цены. В бланке прописывается сумма до исправления, размер корректировки, а также уточняется то, в какую сторону (уменьшение или увеличение суммы) она проводилась.
  3. В тексте указывается новая сумма, размер корректировки, а также сторона, в которую она производилась.

Формальной разницы между всеми тремя вариантами нет. Главное, чтобы в тексте были отражены внесенные поправки стоимости и то, в какую сторону они производились.

Бланк корректировочного акта выполненных работ

по теме

на тему составления исправительной счет-фактуры:

Можно ли оспорить подписанный акт выполненных работ?

Исправление ошибки в акте выполненных работ

В хозяйственной деятельности любой организации вполне реальна следующая ситуация. Стороны заключили договор, в рамках которого были выполнены определенные работы. Т.к. условия соглашения исполнены, подписывается акт выполненных работ. Спустя какое-то время выясняется, что с подписанием этого документа вы поторопились и теперь необходимо оспорить уже подписанный акт выполненных работ.

Можно ли это сделать, если да, то каким образом? Разберемся.

В каких случаях можно оспорить акт выполненных работ?

Акт выполненных работ представляет собой документ, согласно которому заказчик соглашается с тем, что вторая сторона исполнила обязательства в полном объеме.  Он составляется в двух экземплярах, на каждом из которых все участники договора ставят свои подписи.

Назовем две главные причины, позволяющие оспорить акт выполненных работ:

  • указанные в подписываемом документе сведения не соответствуют действительности;
  • на момент подписания акта оспаривающая его сторона не знала об этих разногласиях.

Если же говорить о более конкретных причинах, то оспорить уже подписанный акт выполненных работ можно, когда:

  • в документе стоит подпись не уполномоченного на то лица;
  • указанный в акте объем работ не соответствует фактически выполненному;
  • стоимость работ, услуг и материалов, указанных в подписанном документе, оказалась меньше или больше суммы реально затраченных средств;
  • работы выполнены, но спустя некоторое время после подписания акта выяснилось, что их качество оставляет желать лучшего;
  • во время гарантийного срока, установленного на выполненные работы, случилась поломка;
  • спустя время выявились скрытые дефекты, которые на момент подписания документа были незаметны;
  • при выполнении работ были допущены отступления от требований, предусмотренных в технической документации, а также обязательных для этих работ норм и правил.

Как оспорить подписанный акт выполненных работ: порядок действий

Той стороне договорных обязательств, которая решила оспорить уже подписанный акт выполненных работ, необходимо:

  1. Составить и направить второй стороне письменную претензию.
  2. Провести экспертизу.
  3. Составить исковое заявление и обратиться в суд.

Остановимся на каждом из этапов подробнее.

Претензионный этап

Прежде чем оспаривать акт выполненных работ, заказчик может постараться потребовать от исполнителя исправить те недочеты, по причине которых приходится идти на столь крайние меры. Требования направляются второй стороне в виде письменной претензии.

В ней подробно расписывается, какие именно недочеты были выявлены после подписания акта выполненных работ. Кроме того, в обязательном порядке необходимо отметить причины, по которым заказчик не смог выявить эти недочеты непосредственно в момент подписания документа.

В противном случае обычная невнимательность не будет являться веским основанием для отмены уже подписанного документа.

Требования могут быть следующими:

  • устранить недостатки в разумные сроки (или оговоренные дополнительным соглашением);
  • уменьшить размер установленной за эту работу оплаты;
  • возместить расходы, которые понесет заказчик, привлекая для исправления недочетов другого исполнителя;
  • если недостатки являются неустранимыми, выполнить работы заново за свой счет либо возместить причиненные убытки.

Экспертиза

Довольно часто доказать несоответствие указанным в подписанном акте выполненных работ сведений об объеме, цене и качеству работ реальному положению вещей может только экспертиза. Как правило, проводят строительно-техническую и (или) бухгалтерскую экспертизу.

Именно эксперт, изучив необходимую документацию и проведя исследование, сможет произвести необходимые расчеты и сделать точные выводы о качестве, объеме и стоимости выполненных работ. Эти выводы он отражает в экспертном заключении, которое будет являться весомым доказательством в суде.

В некоторых случаях проведение экспертизы лучше сделать еще до написания претензии. Тогда изложенные в заключении экспертные выводы можно будет указать в качестве подтверждения предъявляемых требований.

Обращение в суд

Акты выполненных работ оспариваются в суде. Дела подобной категории рассматривает арбитраж. Несогласной стороне необходимо с этой целью обратиться с соответствующим исковым заявлением. По своей сути оно будет дублировать ранее направленную претензию.

В суде истцу придется обосновывать, почему он хочет оспорить подписанный им же самим акт. Кроме того, вторая сторона и судья также могут потребовать проведения еще одной экспертизы с целью подтверждения либо опровержения несоответствия указанным в акте сведениям фактически выполненным работам, а также для установления факта наличия материальных затрат и убытков и их размера.

Последствия оспаривания акта выполненных работ

Акт выполненных работ является документом первичной бухгалтерской документации. А точнее — основанием для производства взаиморасчетов. Отсюда вывод: если такой акт будет признан недействительным, у сторон пропадают основания считать договор исполненным.

Обратите внимание: сам договор при этом своей юридической силы не теряет. Другими словами, после положительного исхода оспаривания подписанного акта выполненных работ в юридическом смысле все возвращается к тому моменту, когда он не был подписан вообще.

Заключение

Судебная практика по оспариванию уже подписанного акта выполненных работ весьма неоднозначна. Доказать, что сторона, поставившая свою подписи в этом документе, не могла знать о недостоверности указанных в нем сведений, очень сложно. А без помощи адвоката по арбитражным делам – практически невозможно.

Что делать, если заказчик не подписывает акт выполненных работ

Исправление ошибки в акте выполненных работ

Акт выполненных работ — первичный документ, который подтверждает выполнение работ или оказание услуг. Он регистрирует факт совершения сделки и служит основанием для её отражения в налоговом и бухгалтерском учёте.

Когда подрядчик закончит работу, заказчик обязан осмотреть результат и подписать оригинал акта выполненных работ.

Если у заказчика есть претензии к срокам или качеству работ, он может дать письменный отказ от подписания акта, указав на выявленные недостатки (ст. 753 ГК РФ).

Требования к оформлению актов установлены ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Отсутствие оригинала акта не позволяет исполнителю требовать оплату, а заказчику — включить уплаченную сумму в расходы, уменьшающие налоговую базу по прибыли.

Иногда не подписанный или подписанный в одностороннем порядке акт выполненных работ может привести к доначислениям и штрафам при налоговой проверке.

В случаях, когда между заказчиком и исполнителем есть спор по объёму или качеству работ, стороны не имеют права отражать их стоимость в учёте до конца судебного разбирательства.

Включить эти суммы в налогооблагаемые базы по НДС, прибыли или УСН можно только после разрешения судом всех спорных вопросов (письмо Минфина РФ от 31.12.2014 № 03-03-06/1/68990, постановление Арбитражного суда Центрального округа от 15.07.2020 по делу № А09-6014/2019).

Три причины невозврата актов выполненных работ — алгоритм действий

Чаще всего отказ от подписания акта выполненных работ вызван одной из трёх причин:

  • сотрудники заказчика забыли отправить документы или экономят на почтовых расходах;
  • у заказчика есть претензии к качеству или объёму работ;
  • у заказчика нет денег или он не хочет платить. 

Первый вариант подразумевает, что исполнитель получил оплату — вопрос в том, как отразить это в бухгалтерском учёте при отсутствии первичных документов. Второй и третий варианты, напротив, говорят о наличии спора между исполнителем и заказчиком. Рассмотрим каждый из трёх случаев.

Сотрудники заказчика халатно относятся к документам или экономят на почтовых расходах

Бывает, что заказчика всё устраивает, но он просто перечисляет деньги, пренебрегая обязанностью по оформлению документов. Исполнители в этом случае обычно не переживают, ведь работы или услуги оплачены.

На самом деле, пока не подписан акт, перечисленные средства принадлежат заказчику и считаются авансом, а значит, он может в любой момент потребовать их обратно.

Нет акта — нет доказательств того, что аванс отработан.

Если заказчики не возвращают акты выполненных работ, повлиять на них достаточно сложно. Но в ваших силах выстроить у себя систему, которая позволит уменьшить связанные с этим риски: 

  1. Назначьте ответственного за работу с актами выполненных работ. Его задача — отслеживать возврат документов и вести учёт заказчиков, которые не вернули оригиналы на конец отчётного периода.
  2. Включите в договор условие о сроках, в которые заказчик должен принять работы или предъявить возражения на полученный акт. Укажите, что будете считать работы принятыми, если не получите ответ в срок.
  3. Предусмотрите в договоре штрафные санкции за невозврат документов в установленные сроки.
  4. Отправляйте документы так, чтобы у вас были доказательства их доставки. При передаче с курьером составляйте опись в двух экземплярах и требуйте отметку о получении, а по почте отправляйте заказные письма. Или используйте электронный документооборот, который сокращает время на доставку и фиксирует точную дату и время отправки и получения документов.
  5. Свяжитесь с контрагентом и постарайтесь выяснить причины задержки документов. Сообщите, что в случае проведения встречной документарной проверки, вы не сможете предоставить налоговой акт выполненных работ и подтвердить факт совершения хозоперации.
  6. Если в договоре есть условие о том, что при отсутствии акта работы принимаются автоматически, в установленный срок отразите их в учёте. Если такого условия нет — отправьте заказное письмо с претензией и требованием принять работы и подписать приложенные документы. Дополнительно укажите, через какой срок вы примете работы в одностороннем порядке и отразите оплату в учёте.
  7. Обратитесь в суд с требованием понудить заказчика подписать акты выполненных работ.

У заказчика нет денег или желания платить

Иногда заказчики не подписывают акты выполненных работ, чтобы не платить. На такой случай в законе есть специальный механизм, который защищает подрядчиков от недобросовестных контрагентов и помогает получить оплату. 

Долг можно взыскать в судебном порядке, если выполнить все шаги из приведённой инструкции:

  1. Письменно уведомите заказчика об окончании работ и пригласите его для осмотра результата и подписания акта приёма-сдачи. Это нужно, чтобы суд признал действительным акт, который исполнитель подпишет в одностороннем порядке. Нельзя ссылаться на односторонний акт, если заказчика не известили об окончании работ и не вызвали для приёмки (п. 8 Обзора практики разрешения споров по договору строительного подряда, приведённого в Информационном письме Президиума ВАС РФ от 24.01.2000 № 51).

    Уведомление нужно передать лично под роспись работникам заказчика или направить почтовым отправлением с описью вложения и уведомлением о вручении.

    Приложите два экземпляра акта выполненных работ с указанием полного перечня работ и услуг, их количества и стоимости.

    Если в процессе работ составлялась исполнительская документация, приложите её тоже (технические паспорта, гарантийные обязательства, сертификаты на сырьё и материалы, использованные при выполнении работ и пр.).

  2. Проведите комиссию по приёмке в назначенное время. Если представители заказчика не явились, исполнитель имеет право в одностороннем порядке составить акт, самостоятельно подписать его и принять работы без участия заказчика. Для строительного подряда это прямо установлено п. 4 ст. 753 ГК РФ, для других видов работ эта же норма применяется по аналогии (п. 1 ст. 6 ГК РФ).
  3. Направьте заказчику акт, подписанный в одностороннем порядке, счёт на оплату и претензию с требованием оплатить выполненные работы. Всегда делайте опись вложения и сохраняйте квитанции об отправке писем.
  4. Соберите доказательства того, что работы действительно были выполнены и их рыночная стоимость соответствует цене, которую должен уплатить заказчик. Подтверждением реальности, качества и объёма работ могут быть заключения экспертов, отчёты специалистов, технические задания, фото и видео-съемка, договоры, переписка с заказчиком или иным лицом, которое реально использует результат работ и в чьих интересах они производились. Набор доказательств зависит от ситуации и в каждом случае определяется индивидуально.
  5. Обратитесь в суд с требованием взыскать оплату за выполненные работы или оказанные услуги. Помимо акта выполненных работ, к иску приложите все собранные доказательства. Ваша задача — доказать суду реальность выполненных работ, их объём, качество и согласованную стоимость.

У заказчика есть претензии к качеству или объёму работ

Клиент не принимает работы, так как не доволен их качеством или объёмом. Он готов заплатить и подписать акт выполненных работ, если недостатки будут устранены. В этом случае нужно постараться мирно решить возникшую проблему.

  1. Попросите заказчика в ответ на акт выполненных работ письменно подготовить отказ от его подписания. В документе он должен подробно изложить, какие недостатки выявлены и что именно не соответствует требованиям или техническому заданию. 
  2. Создайте двустороннюю комиссию из представителей заказчика и подрядчика. Цель комиссии — совместно осмотреть результат работ и решить, что именно и в какие сроки будет исправлено. В результате работы комиссии составьте акт о выявленных недостатках работ и установите сроки их устранения. Если в возникновении дефектов виноват заказчик, то, как правило, недостатки устраняются за его счёт. Об этом составляется отдельная смета.
  3. Отправьте после устранения недостатков новый акт выполненных работ, а также акт об устранении недостатков. При необходимости снова соберите комиссию и назначьте день приемки результата.

Когда сторонам не удалось договориться о сдаче-приёмке выполненных работ, в том числе и после исправления недостатков, обратитесь в суд. Суд с помощью экспертизы определит реальный объём и стоимость работ. Исполнитель обязан доказать выполнение работ, а заказчик — наличие недостатков качества или объёма работ.

Порядок учёта доходов и НДС, когда не подписаны акты

Способ признания доходов и расходов зависит от закреплённого в учётной политике метода учёта. При методе начисления доходы и расходы признаются по факту отгрузки. При кассовом методе — на момент оплаты.

Таблица поможет правильно отразить выручку и учесть НДС при отсутствии актов выполненных работ.

Ситуация Порядок учёта (кассовый метод) Порядок учёта (метод начисления)
Заказчик оплатил работы и не оформил акт
  1. Отразите выручку на день оплаты.
  2. Подпишите акт в одностороннем порядке с соблюдением наших рекомендаций.
  1. Подпишите акт в одностороннем порядке с соблюдением наших рекомендаций.
  2. Отразите в учёте выручку и входной НДС на день подписания акта.
Заказчик не вернул акт, чтобы не платить
  1. Подпишите акт в одностороннем порядке с соблюдением наших рекомендаций.
  2. Отразите в учёте направление претензии.
  3. Взыщите задолженность в судебном порядке.
  4. Отразите в учёте выручку на день фактического получения денег.
  1. Подпишите акт в одностороннем порядке с соблюдением наших рекомендаций.
  2. Отразите в учёте выручку и входной НДС на день подписания акта.
  3. Отразите в учёте направление претензии.
  4. Взыщите задолженность в судебном порядке.
  5. Отразите в учёте на дату вступления в законную силу решения суда корректировочные счета-фактуры и акт, если суд изменит стоимость работ.
Заказчик не согласен с объёмом или качеством работ
  1. Отразите в учёте направление претензии.
  2. Определите в суде реальные объём и стоимость работ.
  3. Отразите в учёте выручку на день фактического получения денег.
  1. Отразите в учёте направление претензии.
  2. Определите в суде реальные объём и стоимость работ.
  3. Отразите в учёте выручку и входной НДС на дату вступления в законную силу решения судат.

Каждому, кто оказывает услуги или выполняет работы, нужно взять за правило любые договоренности с клиентами или заказчиками закреплять только на бумаге. Рекомендуем даже переговоры вести письменно.

Например, вы пришли к соглашению по результатам встречи в офисе — напишите партнёру по электронной почте короткое письмо-резюме, где изложите условия сотрудничества и попросите подтвердить, правильно ли вы все поняли, а лучше составьте протокол проведения переговоров и попросите его подписать.

Всегда составляйте и подписывайте договор. В процессе работы объём и состав работ может меняться. Всегда составляйте дополнительное соглашение, в котором фиксируйте новые условия или объекты. 

Если в итоге заказчик окажется недобросовестным, вы сможете доказать стоимость, объём и условия сотрудничества.

Подготовила Елизавета Кобрина, редактор-эксперт

5 ошибок в акте сдачи-приёмки работ — Эльба

Исправление ошибки в акте выполненных работ

Акт сдачи-приёмки работ подписан, замечаний нет, и исполнитель спокойно ждёт, пока заказчик перечислит оплату. Но время идёт, а денег не видно. Конечно, заказчик понимает, что исполнитель может пойти в суд, и в первую очередь сошлётся на подписанный акт.

Поэтому для заказчика ошибки в этом документе или при его составлении — неплохой способ потянуть время, оспорить акт и на законных основаниях сэкономить на оплате работ. Чаще всего придирки к документам начинаются, когда денег нет или платить по договору не хочется.

1. Акт составили, а про другие документы забыли

Акт сдачи-приёмки работ считается основным документом, которым «закрывается» исполнение сделки. Но иногда требуются и другие. Например, договор может обязывать провести осмотр объекта, освидетельствование или экспертизу работ и результатов. Либо нужно сопровождать акт составлением и подписанием отчёта о выполненных работах, предоставлением технических документов.

Как избежать проблемы:

1.      Чётко соблюдайте порядок сдачи работ, который указан в договоре.

2.      Вовремя составляйте, направляйте, подписывайте все исполнительные документы.

2. Подписали акт другим числом

Абсолютно неважно, что послужило причиной подписания акта задним или будущим числом — если это обнаружится, документ будет недостоверным. Если заказчик откажется платить, не избежать споров по мелочам, затрат на экспертизу, юристов и судебный процесс.

Заодно подписание документа задним числом будет считаться подделкой документа, а за неё штрафуют по ст. 19.23 КоАП. 

3. Акт подписан не тем, кем нужно

Кто и как подписывает акт — указывают в договоре. Если это не оговорено, акт подписывает руководитель компании, лично предприниматель или лицо, которое имеет право такой подписи по доверенности. На практике же бывает, что акты подписывает кто угодно, но не тот, кто должен: бухгалтеры, мастера и т.д.

Отдельный разговор — комиссионный порядок приёмки работ. В этом случае в акте должны стоять подписи всех членов комиссии. И пока порядок не соблюден, работы считаются не принятыми, даже если составлен акт.

4. Акт «забраковала» бухгалтерия

Акт выполненных работ относится к первичным документам учёта. После его подписи через какое-то время он передается в бухгалтерию — она-то и должна сделать расчёт с исполнителем. И вот тут могут возникнуть проблемы.

Бухгалтеру важно, чтобы к сделке, акту и взаиморасчётам не придралась налоговая инспекция. И если такая вероятность есть, акт придётся переделывать. К сожалению, заказчик может воспользоваться ситуацией и тянуть время. Чтобы быстрее получить оплату, всегда интересуйтесь причиной задержки взаиморасчёта.

Если заказчик отмалчивается — готовьте и направляйте письменную претензию.   

Сервис заменит вам бухгалтера и поможет сэкономить. Эльба сама подготовит отчётность и отправит её через интернет. Она рассчитает налоги, поможет формировать документы по сделкам и не потребует специальных знаний.

5. Нарушения формы и содержания акта

Многие акты составляют в свободной форме. Для них нет установленного порядка, кроме того, который указан в договоре. На практике часто используют типовые формы или образцы из интернета.

Однако есть сделки, в которых закон обязывает применять унифицированные формы. Пример — формы КС2 и КС3, которые используют в строительстве. Замена таких форм на свободные — нарушение закона, что уже делает акты недействительными. Неправильное заполнение унифицированных форм — тоже нарушение.

Даже если используется свободная форма, в акте должны быть отражены:

1.      Вид договора, по которому составляется акт.

2.      Место и дата составления документа.

3.      Стороны сделки и их представители, уполномоченные подписывать акт.

4.      Перечень и описание выполненных работ.

5.      Срок выполнения работ — установленный договором и фактический.

6.      Другие сведения, определённые условиями договора о порядке сдачи и приёмки работ (объем, качество работ, мероприятия по оценке работ и пр.)

7.      Цена и стоимость работ, НДС.

8.      Сведения об авансовом платеже, его зачёт в окончательную оплату, итоговая сумма, подлежащая выплате исполнителю.

9.      Выявленные недостатки.

10.  Наличие/отсутствие претензий, их суть.

11.  Подписи сторон.

Форму и содержание акта можно определить договором — приложением к нему. В этом случае стороны обязаны использовать согласованный вариант. Этот способ  уменьшает вероятность претензий сторон друг к другу по поводу акта.   

Статья актуальна на 04.02.2021

День юриста
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: