Выплата перерасхода по авансовому отчету срок

Содержание
  1. Каков порядок возмещения по авансовому отчету
  2. Сроки возмещения сотруднику расходов по авансовому отчету
  3. Срок выплаты по авансовому отчету
  4. Выплата перерасхода по авансовому отчету срок
  5. Компенсация расходов по авансовому отчету
  6. В какой срок нужно возместить перерасход по авансовому отчету
  7. Сроки возврата перерасхода по авансовому отчету
  8. Как отразить в учете компенсацию перерасхода подотчетных сумм
  9. Сроки выплаты перерасхода по авансовым отчетам
  10. Возмещение перерасхода по авансовому отчету
  11. Перерасход по авансовому отчету в какой срок возместить
  12. Расчеты с подотчетными лицами
  13. В какой срок проверяют авансовые отчеты и производят выплату перерасхода
  14. Возмещение по авансовому отчету
  15. Типичные ошибки при расчетах с подотчетными лицами
  16. Перерасход по авансовому отчету: как правильно возместить?
  17. Формирование по авансовому отчету проводок в 1С
  18. Как отразить отчет в бухгалтерской программе?
  19. Нормативные основы расчетов с подотчетными лицами
  20. Сроки сдачи отчета и ответственность
  21. Перерасход подотчетных сумм
  22. Возмещение расходов по авансовому отчету – сроки, проводки, заявление, документы, компенсация
  23. Что это такое
  24. Когда оформляется
  25. Правила заполнения
  26. Как оформить возмещение расходов по авансовому отчету?
  27. Возмещение расходов по командировке
  28. Сроки подачи
  29. Ограничения сотрудникам
  30. Бухгалтерский учет
  31. Перерасход по авансовому отчету
  32. Сроки возврата сумм по авансовому отчету
  33. Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета
  34. Что делать при перерасходе по авансовому отчету? – nalog-nalog.ru
  35. Компенсация перерасхода из кассы
  36. Срок возмещения по авансовому отчету работнику
  37. Как оформить перерасход по авансовому отчету
  38. Возмещение расходов по авансовому отчету после увольнения сотрудника

Каков порядок возмещения по авансовому отчету

Выплата перерасхода по авансовому отчету срок

Компенсация перерасхода на зарплатную карту Ситуация: можно ли возместить сотруднику перерасход подотчетных сумм на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата? Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

В бланке авансового отчета предусмотрена только одна форма возмещения перерасходованных подотчетных сумм – наличными деньгами. Такое же мнение было высказано Банком России в письме от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408. В то же время в письме от 24 декабря 2008 г.

№ 14-27/513 при комментировании расчетов по командировкам Банк России указал на то, что вопрос о возможности использования банковских карт для расчетов по подотчетным суммам не относится к его компетенции. Ранее выпущенное письмо при этом отменено не было.

Поэтому организация должна самостоятельно принять решение, руководствоваться ей этим письмом или нет.

Важно

Тогда как при выдаче аванса должна составляться служебная записка, в которой указывается цель расхода, срок на который выдаются подотчетные деньги и сумма аванса. Можно также разработать формуляр памятки, где будут отображены все важные моменты для подотчетного лица.

На основании этих документов работник сможет принимать объективные решения относительно допустимых лимитов перерасхода.

Сроки возмещения сотруднику расходов по авансовому отчету

Поэтому внести запись о погашении долга в авансовый отчет можно и после его утверждения. Запрета на этот счет указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55, не содержат.

Ситуация: можно ли возместить сотруднику перерасход подотчетных сумм во время его отпуска? Да, можно. Дожидаться, когда сотрудник выйдет из отпуска, не обязательно. Выплачивать сотруднику перерасход в период, когда он находится в отпуске, действующее законодательство не запрещает (ст.

22 ТК РФ, указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55). Поэтому при необходимости организация вправе возместить сотруднику перерасход во время его нахождения в отпуске.

Ситуация: можно ли возместить сотруднику перерасход подотчетных сумм после выхода сотрудника из отпуска? Сотрудник представил авансовый отчет и на следующий день ушел в отпуск. Да, можно.

Срок выплаты по авансовому отчету

В избранноеОтправить на почту Перерасход по авансовому отчету — как поступить в этой ситуации и можно ли выплатить сумму перерасхода сотруднику? Рассмотрим алгоритм действий по данному вопросу и нормы его законодательного регулирования.

Каковы условия, при которых перерасход по авансовому отчету возмещается? Перерасход по авансовому отчету: заявление нужно? Можно ли выплачивать перерасход на карту сотруднику? Итоги Каковы условия, при которых перерасход по авансовому отчету возмещается? Перерасход по авансовому отчету – вещь нередкая, поскольку сложно точно угадать ту сумму, которую нужно будет уплатить за приобретаемые товары (услуги) или израсходовать в служебной поездке. При выдаче средств объем предстоящих расходов определяется приблизительно.

Кроме того, они не приносят сотруднику экономической выгоды (дохода) (ст. 41 НК РФ). ОСНО, УСН и ЕНВД Деньги, выплаченные сотруднику в порядке возмещения перерасходованных подотчетных сумм, войдут в состав расходов при расчете налога на прибыль и единого налога при упрощенке с разницы между доходами и расходами.

Для этого нужно подтвердить их экономическую обоснованность (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Порядок учета указанных расходов зависит от того, что оплачивал сотрудник.

Так, например, представительские расходы, произведенные во время командировки, можно учесть в пределах норм. В особом порядке учитываются расходы при приобретении материалов и основных средств.

В организации должно иметься общее распоряжение о возможности совершения таких покупок сотрудниками. Это может быть приказ, в котором указаны лица или должности, которые могут совершать покупки от лица организации.

Или можно включить такой пункт в учетную политику, кадровую политику или политику обращения денежных средств. В этих же внутренних актах можно описать и правила документооборота для ситуации, являющейся темой статьи. Эти правила организация устанавливает самостоятельно.

Ниже мы дадим некоторые рекомендации, которые могут помочь при выборе оформления операции возмещения расходов сотруднику без подотчета.

Поскольку при покупке товара за собственные средства для рабочих целей сотрудник, можно сказать, выступает от имени организации, то в соответствии с п. 1 ст. 183 ГК РФ необходимо составить документы, которыми будет закреплено, что организация одобрила такую сделку. Такими документами могут быть:

  1. Заявление работника о возмещении расходов, одобренное руководителем.
  2. Отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т. д.).
  3. Приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотрудника.

Шаблоны этих документов организация должна разработать собственными силами (п. 4 ст. 9 закона №402-ФЗ).

Также хорошим способом избежать придирок налоговиков в части входящего НДС, признания расходов по налогу на прибыль может быть дополнительное оформление доверенностей ряду сотрудников на внезапные покупки от имени организации. Для дорогостоящих покупок стоит позаботиться о том, чтобы продавец на основании доверенности выписал первичные документы на имя организации, а не сотрудника.

Однако чаще всего спонтанные покупки для рабочих нужд сотрудники делают на небольшие суммы. Это могут быть канцтовары, какие-то расходные материалы для бытовых нужд, оплата мелких хозяйственных услуг.

Поэтому налоговые риски в этих случаях чаще всего несущественны.

Чтобы не провоцировать вопросы налоговых органов, стоит избегать подобных ситуаций и заботиться о выдаче денежных средств сотрудникам под отчет заранее.

Кроме того, под внимание проверяющих может попасть и сам сотрудник, ведь у них может возникнуть желание признать компенсацию расходов доходом физического лица. Однако это неправомерно, поскольку сотрудник не имеет при свершении такой операции никакой экономической выгоды

Выплата перерасхода по авансовому отчету срок

Выплата перерасхода по авансовому отчету срок

Перерасход по авансовому отчету – вещь нередкая, поскольку сложно точно угадать ту сумму, которую нужно будет уплатить за приобретаемые товары (услуги) или израсходовать в служебной поездке. При выдаче средств объем предстоящих расходов определяется приблизительно.

Окончательная их сумма становится известна из авансового отчета (АО), на составление которого отводится 3 рабочих дня, отсчитываемых от завершения срока, на который выданы деньги, или от даты возвращении сотрудника из командировки. В АО должны отразиться все произведенные расходы.

Обязательным приложением к нему станут оправдательные документы, подтверждающие величину этих расходов (чеки, счета, квитанции и т. д.).

Компенсация расходов по авансовому отчету

Отчет о применении средств, отпущенных на командировку, либо под отчет относится к сводным учетным бумагам. Данные бумаги показывают действия, которые записаны в первичных бумагах и соответственно со ст. 9 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV могут писаться для контроля и упорядочения анализа информации.

В какой срок нужно возместить перерасход по авансовому отчету

Окончательная их сумма становится известна из авансового отчета (АО), на составление которого отводится 3 рабочих дня, отсчитываемых от завершения срока, на который выданы деньги, или от даты возвращении сотрудника из командировки. В АО должны отразиться все произведенные расходы. Обязательным приложением к нему станут оправдательные документы, подтверждающие величину этих расходов (чеки, счета, квитанции и т.

Сроки возврата перерасхода по авансовому отчету

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации лица, получившие наличные деньги под, обязаны не позднее 3 -х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним .

Рекомендуем прочесть:  Выплаты при ликвидации

Как отразить в учете компенсацию перерасхода подотчетных сумм

Сотрудник может приобрести для организации необходимые товары (работы, услуги) за счет личных средств. В этом случае авансовый отчет можно не оформлять, так как этот документ обязаны составлять лишь те сотрудники, которым были выданы деньги организации (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Сроки выплаты перерасхода по авансовым отчетам

Когда ООО (ИП) возмещает сотруднику, потраченные им суммы, то расход уже несёт организация (ИП) и его можно учесть в расчёте налога.

Когда сотрудник не может подтвердить, совершённые затраты или не может приложить к авансовому отчёту полный комплект подтверждающих документов (документы на получение и на оплату ), тогда возмещение — на усмотрение организации (ИП). Затраты сотруднику вполне можно возместить, если они на ваш взгляд обоснованы.

Возмещение перерасхода по авансовому отчету

Наличие хотя бы одного из приведенных обстоятельств дает организации (или непосредственно работнику) вполне реальный шанс дока-зать, что Диетически в данном случае доход получен ие был. При этом, если задолженность на момент рассмотрения спора в суде будет погашена, то такой спор твтоыатачески решается в пользу налогоплательщика.

Перерасход по авансовому отчету в какой срок возместить

Выплата денег по таким договорам производится непосредственно гражданам-продавцам только через бухгалтерию с разрешения главного бухгалтера после проверки документального оформления таких хозяйственных операций. Документы, подтверждающие расходы на проезд.

Расчеты с подотчетными лицами

Выдача денежных средств под отчет при отсутствии документов, подтверждающих погашение подотчетным лицом задолженности по ранее полученным суммам, является административным правонарушением, за которое ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ предусмотрена ответственность в виде уплаты административного штрафа:

Если сотрудник покупает товары для компании за свой счет, а она потом компенсирует ему расходы, инспекторы не против признания таких затрат в налоговом учете и освобождения их от НДФЛ.

Но для этого они требуют представить заявление работника и приказ о возмещении расходов. В некоторых инспекциях считают эти два документа достаточными. Но в других запрашивают еще и общий приказ по компании о порядке возмещения таких расходов (см. образец).

Поэтому, чтобы проверяющие не посчитали компенсацию доходом, облагаемым НДФЛ, а также не сняли расходы по налогу на прибыль и вычеты НДС со стоимости приобретенных товаров, такой приказ безопаснее иметь в компании.

Он к тому же позволит избежать ситуации, когда излишне инициативные сотрудники приобретают товары, в которых компания на самом деле не нуждается.

Рекомендуем прочесть:  Гк рф статья1102

В какой срок проверяют авансовые отчеты и производят выплату перерасхода

  1. дата составления;
  2. личные данные командируемого лица;
  3. занимаемая должность;
  4. табельный номер;
  5. слева в табличке указываются сведения о полученных ранее деньгах и отчетах по их использованию (перерасход или остаток).
  6. полное наименование учреждения;
  7. основания поездки и выдачи аванса;

Возмещение по авансовому отчету

  • Командировка. Возмещение перерасхода по авансовому отчету на карту или в наличной форме осуществляется в течение 5-ти дней после возвращения сотрудника из служебной поездки. Если же расчеты проводились после снятия денег с карты, то сроки сдачи отчетного документа сокращаются до 3-х дней с момента завершения командировки.
  • Выполнение производственных или хозяйственных поручений. Сотрудник должен предоставить отчет в течение 5-ти дней после выполнения задания.

Типичные ошибки при расчетах с подотчетными лицами

У практикующих специалистов при этом может возникнуть вопрос: может ли другой сотрудник, подчиненный этого руководителя, или кто-либо еще, пользоваться этой корпоративной картой в командировках, в т. ч. заграничных, или расплачиваться за товары (работы, услуги). Иными словами — можно ли использовать именную корпоративную карту для выдачи сумм под отчет иным лицам.

привязанная к расчетному счету, то момент оплаты покупки такой картой – это также выдача средств под отчёт тому лицу, на чье имя эта карта оформлена. Как правило, это директор. Оформление выдачи средств под отчёт во всех перечисленных случаях одинаково, разница только в источнике выдачи, которым может быть или касса, или расчетный счет.

Если сумма превышения компенсирована после предъявления авансового отчета, то все издержки учитываются в момент выплаты денег сотруднику в конкретном налоговом периоде. Ограничений по суммам выплат в рамках одного приказа нет: Однако, здесь стоит учесть, что при расчетах с другими предприятиями и предпринимателями сотрудник не должен превышать лимит в тысяч рублей в рамках одного договора.

Перерасход по авансовому отчету: как правильно возместить?

Выплата перерасхода по авансовому отчету срок

Это документ, который содержит информацию о том, на какие цели был израсходован выданный сотруднику в служебных целях аванс. В качестве доказательства к отчету прилагаются оправдательные документы: чеки, билеты, товарные накладные и другие финансовые бумаги.

Для отчета существует утвержденная типовая форма №АО-1. Документ относится к группе первичных. Заполнением формы занимается подотчетное лицо, то есть тот человек, который получил деньги на выполнение задания. Задача бухгалтерии – проверить авансовый отчет, проводки отразить в учете. Бланк содержит две части: основу, которая остается на хранение, и расписку, передаваемую сотруднику.

Формирование по авансовому отчету проводок в 1С

В программе 1С в последней версии очень удобный алгоритм отражения авансового отчета. В момент выдачи денег из кассы сотрудник бухгалтерии формирует документ «Авансовый отчет», выбирая сотрудника из списка контрагентов и заполняя строку «Назначение аванса».

В расходном ордере по счету 71 по дебету требуется заполнить субконто «Авансовый отчет», бухгалтер выбирает созданный по сотруднику документ и закрепляет в расходном ордере.

В документе «Авансовый отчет» выбирается функция «Получение аванса» и прикрепляется расходный ордер.

Если приобретались материальные ценности, на основании предоставленной счет-фактуры создается документ «Поступление материалов по счету 71».

Этот документ аналогично привязывается к авансовому отчету, и в нем в разделе произведенных расходов можно выбрать это поступление материалов.

Таким образом, к отчету привязаны и в нем отражены и получение денег, и оприходование приобретенных ТМЦ, остается распечатать бланк, в котором отразятся бух. проводки по авансовому отчету и все данные по сотруднику: наличие задолженности или перерасхода.

Работа в программе 1С позволяет сформировать отчет по состоянию на любую дату о задолженности сотрудников, выданных авансах, распределению командировочных расходов по структурным подразделениям. Это важно для принятия управленческих решений.

Как отразить отчет в бухгалтерской программе?

Для отражения данных по подотчетным лицам предназначен счет 71, который относится к группе активно-пассивных. Давайте разберем, как вносить в базу авансовый отчет, проводки, характерные для этого документа.

Начинается все с выдачи денежных средств подотчетному лицу. Делается запись по дебету 71 и кредиту 50, если средства выданы из кассы предприятия. Бывает, что аванс перечисляют с расчетного счета на банковскую карту, тогда запись будет Дт 71 Кт 51. Документом служит либо расходный кассовый ордер с подписью подотчетного лица, либо банковское платежное поручение, выписка с расчетного счета.

После того как задание выполнено и оправдательные документы предоставлены, нужно закрыть сумму аванса. В дебете могут быть разные счета, это зависит от того, на что именно были выданы деньги.

Если на покупку материалов, то задействуется счет 10, если товаров, то 41. Авансовый отчет по командировке проводки имеют следующие: дебет счетов 20, 26, 44 в зависимости от того, связана поездка с производственной деятельностью предприятия или с торговой.

В общем виде запись будет выглядеть так: Дт 10(41, 20, 26, 44) Кт 71.

Редко бывает, что сумма выдается точно. Обычно денег больше, чем нужно или меньше. Для возврата неиспользованной суммы существует проводка Дт 50 Кт 71, если был перерасход по авансовому отчету — проводка Дт 71 Кт 50(51).

Если сотрудник оказался недобросовестным, осуществил нецелевое расходование или не предоставил документы, то делается запись Дт 94 Кт 71 – списание суммы в недостачи и потери предприятия. Затем Дт70 Кт 94 – удержание из заработной платы сотрудника денег, выданных под авансовый отчет. Проводки основные на этом заканчиваются.

Нормативные основы расчетов с подотчетными лицами

Согласно Налоговому кодексу, средства под отчет могут быть выданы сотруднику исключительно в целях выполнения производственной деятельности организации.

Подотчетное лицо может использовать полученные деньги во время служебной командировки либо непосредственно на хозяйственные нужны. По факту понесения расходов работник предоставляет авансовый отчет по форме АО-1.

К нему обязательно прилагаются счета, квитанции и прочие документы, удостоверяющие, что сотрудник понес расходы в связи с производственной необходимостью.

Процедура выдачи средств работнику под отчет регламентируется Порядком ведения кассовых операций в РФ.

В случае если фирма отправляет сотрудника в командировку, то работник, получивший средства, может их потратить на:

  • проезд, в том числе расходы на приобретение билетов;
  • проживание (аренды квартиры, номера в гостинице и прочее);
  • расходы, связанные с проживание (так называемые «суточные»);
  • оформление визы, медицинской страховки (при командировке за границу).

Работник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании в течение 3-х дней после совершения хозяйственной операции (окончания командировки или покупки необходимого товара).

Сроки сдачи отчета и ответственность

Согласно законодательству, подотчетное лицо обязано предоставить в бухгалтерию оправдательные документы в течение трех дней после того, как завершено служебное задание.

Если сотрудник не сделал этого, то выданная сумма расценивается как займ работнику. Бухгалтер обязан рассчитать материальную выгоду от пользования ресурсами предприятия. Помимо этого, необходимо начислить и перечислить в бюджет НДФЛ с суммы материальной выгоды, ставка в таком случае составляет 35%.

Ответственность достаточно серьезная, поэтому сроки предоставления оправдательных документов лучше не нарушать.

Перерасход подотчетных сумм

  • Бухгалтеру →
  • Статьи для бухгалтера

Т.М. Гронь, редактор-эксперт журнала «Бюджетный учет»

Возмещение расходов по авансовому отчету – сроки, проводки, заявление, документы, компенсация

Выплата перерасхода по авансовому отчету срок

Согласно нормам трудового законодательства, при применении сотрудником с согласия работодателя сотруднику производится компенсация расходов, связанных с использованием активов. В ситуации, когда работник применил свои личные деньги на выплату услуг, покупку товаров, но при этом не получил за это аванс, начальник компенсирует понесенные им затраты.

Что это такое

Отчет о применении средств, отпущенных на командировку, либо под отчет относится к сводным учетным бумагам. Данные бумаги показывают действия, которые записаны в первичных бумагах и соответственно со ст. 9 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV могут писаться для контроля и упорядочения анализа информации.

Они обобщают показатели начальных бумаг, давая вероятность понизить число учетных записей на счетах. Начальными бумагами есть проездные билеты, счета за проживание во время командировки, накладные и т.д.

Когда оформляется

Авансовый отчет составляется в ситуации, когда работнику на приобретение чего-нибудь для необходимостей организации были выданы средства заранее под отчет. Средства должны выдаваться на основе расходного кассового ордера, который пишется при присутствии заявления от подотчетного, подтвержденного начальником.

Заявление должно содержать сумму и период использования средств. Авансовый отчет отправляется работником в бухгалтерию в период трех дней после последней даты периода. Дальше он проверяется и утверждается начальником.

Таким образом, если работник сначала приобрел товар, а потом запросил компенсации затрат, оформлять авансовый отчет отдельным документом неправильно, ведь этого работника уже нельзя называть подотчетной особой.

Правила заполнения

Нормы написания авансового отчета определены приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н. Согласно назначенному порядку, подотчетные особы приводят данные о себе на внешней стороне отчета и заполняют пункты 1-6 на обратной стороне о потраченных ими суммах с приложением бумаг, которые удостоверяют затраты.

Бумаги, приложенные к отчету, нумеруются подотчетной особой в порядке их записи в бумаге.

В бухгалтерии бюджетной организации авансовый отчет проверяется на правильность оформления и присутствие бумаг, которые подтверждают затраты, обоснованности затрат денег. На обратной стороне отчета прописываются пункты 7-10, которые содержат данные о затратах, принимаемых компанией к бухучету.

Проверенные авансовые отчеты заверяет начальник компании. Суммы, оплаченные в зарубежной валюте, считаются как в зарубежной валюте, так и в эквиваленте рубля. Выплата суммы долга в зарубежной валюте подотчетными особами и отображение ее в отчете в рублевом эквиваленте делается по курсу ЦБ России.

Как оформить возмещение расходов по авансовому отчету?

Возмещение расходов по авансовому отчету оформляется при присутствии общего распоряжения о вероятности совершения таких приобретений сотрудниками. Это может быть приказ, в котором описаны особы либо посты, которые могут делать приобретения от лица компании.

Либо можно включить подобный пункт в политику учета, кадровую политику либо политику обращения финансовых средств. В этих же внутренних актах можно прописать и правила оборота документов для компенсации расходов.

Поскольку при приобретении товара за собственные деньги работник выступает от имени компании, то соответственно со ст. 183 ГК России нужно приложить документы, которыми будет закрепляться сделка.

Ими могут быть:

  • Заявление сотрудника о компенсации затрат, подтвержденное начальником.
  • Отчет о потраченных деньгах с прикрепленными документами на приобретение и оплату.
  • Приказ от имени начальника о компенсации затрат работника.

Возмещение затраченных сотрудником средств делается после того, как проконтролированный кассиром отчет будет утвержден начальником организации. Предоставление необходимых бумаг важно не только для сотрудника, но и для начальника.

Так как они являются основой для включения понесенных сотрудником затрат в состав издержек, которые будут учитываться при обложении налогами дохода организации.

Если компания использует кассовый метод начисления затрат, то произведенные затраты учитываются по факту выплаты товаров и услуг. Впоследствии затраты учитываются в том отчетном времени, когда будет утвержден отчет по авансу.

При наличии перерасхода сумма превышения считается в затратах организации лишь после того, как она будет оплачена сотруднику организации. Таким образом, если перерасход выдан после отчета по авансу, то издержки учитываются по факту оплаты средств сотруднику в определенном налоговом периоде.

Но в рамках одного соглашения сумма произведенной работником оплаты не должна быть больше 100 тыс. руб. За вероятным увеличением лимита следит ответственная особа, назначенная начальником организации. Нарушение назначенного порядка может быть основанием для притягивания должностных лиц к ответственности административного характера.

Хорошим вариантом избежать придирок налоговой службы в части НДС может быть дополнительное оформление доверенностей перечню работников на внезапные приобретения от имени компании. Для дорогих приобретений необходимо побеспокоиться о том, чтобы продавец на основе доверенности выписал начальные бумаги на имя компании, а не работника.

Но часто спонтанные приобретения для рабочих необходимостей работники совершают на маленькие суммы. Это могут быть канцелярские товары, какие-то расходные материалы, оплата незначительных хозяйственных услуг. В таких ситуациях налоговые риски небольшие.

Возмещение расходов по командировке

На основе приказа о направлении подчиненного в командировку бухгалтерия производит расчет аванса. В приказе пишется назначение платежа. Сумма аванса считается исходя из настоящих потребностей, обусловленных периодом и местом командировки.

Часто бывают случаи, когда работник едет в командировку без отпуска отчета по авансу, а при возвращении получает компенсацию своих затрат. В такой ситуации такой подчиненный не считается подотчетным лицом, и отчитываться он обязан не по авансовому отчету, а по отчету о потраченных средствах.

Авансовый отчет – это документ, который заверяет использование средств, выданных до поездки.

Нужно помнить о включении в отчет суточных за каждый день командировки. Компенсацию суточных обеспечивает ст. 168 ТК России. К отчету о потраченных деньгах нужно приложить заявление на компенсацию затрат, дальше выпускается приказ начальника на компенсацию.

Скачать образец авансового отчета можно по ссылке:

Сроки подачи

Сроки сдачи авансовых отчетов назначаются локальным актом начальника. Строгих ограничений по данному поводу закон не содержит, но сроки должны быть разумными.

Сроки подачи авансового отчета определяются зависимо от того, для чего выданы подотчетные средства:

  • На командировочные расходы. Если под отчет выданы наличные – до конца пятого банковского дня, который следует за днем, когда работник закончил командировку. Если расчеты производились после снятия их с карты — до конца третьего банковского дня, который следует за днем, когда работник закончил командировку.
  • Для исполнения производственно-хозяйственного поручения до конца пятого банковского дня, который следует за днем, когда работник закончил выполнение поручения.

Если в кассе организации нет необходимой суммы, то стороны могут договориться об оплате средств по частям. При этом начальник должен помнить, что за не вовремя выполненные обязательства сотрудник может претендовать на компенсацию ущербов.

Ограничения сотрудникам

Соответственно с п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 №  3073-У выручка компании, полученная наличными в кассу, может быть истрачена только на обусловленные нужды:

  • Социальные оплаты и заработная плата.
  • Оплата страховки.
  • На персональные нужды частного предпринимателя.
  • Оплата за товары, работы, услуги.
  • Выдача средств под отчет.
  • Выдача средств за отданные товары, которые оплачиваются наличными.
  • Оплаты банковским платежным агентом.

Поэтому для компенсации затрат работникам нужно использовать другой источник оплат либо намеренно снять финансовые средства со счета или перекинуть их на карту банка работника.

Бухгалтерский учет

После того как работник получил подтверждение затрат от начальника и принес все оправдательные бумаги, действие должно отражаться на счетах бухгалтерского учета.

Компенсацию затрат при невыдаче аванса нельзя назвать расчетами с подотчетными особами, поэтому счет 71 применять не нужно.

Ведь расчеты производятся с работниками по другим действиям. В данной ситуации используется счет 73 «Расчеты с персоналом по другим действиям».

Здесь применяются такие проводки:

  • Дт 10, 20, 26, 44 Кт 73 — оприходованы товары, работы услуги, уплаченные работником;
  • Дт 19 Кт 73 — принят к учету входящий НДС;
  • Дт 73 Кт 50 — компенсированы из кассы сделанные работником затраты.

При командировочных и других затратах сотрудника пишется авансовый отчет. К нему прикрепляются необходимые документы. По авансовому отчету подчиненному возмещаются все расходы, связанные с рабочими нуждами. Неиспользованная часть аванса возвращается в той валюте, в которой был выдан аванс.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Перерасход по авансовому отчету

Выплата перерасхода по авансовому отчету срок

1.Канцелярия и прочие хозяйственные нужды компании (тряпки, швабры, вода, чай, лампочки, кружки и т.д.), конечно, если в аренде или в собственности организации есть помещение.Не являются нуждами компании: алкоголь, курительные смеси, сыр Дор Блю, пармская ветчина, яйца Фаберже, святой Грааль и пр.2.Рекламная продукция и раздаточный материал (визитки, листовки, таблички и пр.

), если их стоимость < 100 тыс. руб. Если больше, рекомендую заключить договор с контрагентом и оплатить безналом по выставленному счету.Сомнительными для целей налогообложения будут: билеты на концерт Мадонны, стационарное шоу в Токио цирка Дю Солей и пр.3. Мебель и офисная техника (столы, стулья, принтеры, сканеры, телефоны и т.п.), опять же у вас должен быть офис и сотрудники.

Расчеты с контрагентом по одному договору за наличные деньги ограничен действующим законодательством в размере 100 тыс. руб., т.е. при сумме > 100 тыс. руб. по одному договору – платим с расчетного счета.4.

Сотовая связь и мобильный интернет (телефон директора, менеджера, водителя, логиста и других сотрудников, деятельность которых носит разъездной характер или в связи с особенностями работы требует много времени проводить в телефонных разговорах, также командированные сотрудники, не имеющие доступа к стационарной связи и локальной сети интернет).

Не являются обоснованными расходы на сотовую связь родственников, знакомых, если они конечно не являются сотрудниками данного предприятия (аналогично уборщица, дворник и пр. персонал).5. Бензин и запасные части для автомобилей, конечно если в аренде или собственности компании есть транспортные средства.

Водители обязаны заполнять путевые листы расходования бензина или дизельного топлива по утвержденным в организации нормам.Личные поездки в пределах одного населенного пункта считаются необоснованными расходами, также как поездки в выходные и праздничные дни, если это не обусловлено спецификой деятельности организации.6.

Приобретение сырья, материалов или товаров для последующей продажи (разовые закупки, носящие не систематический характер).Однако, нужно обязательно помнить, что в РФ разрешены расчеты между юр. Лицами в наличной форме по одному договору не превышающие 100 тыс. руб. Иначе организации может грозить штраф от 40 до 50 тыс. руб.7.

Обучающие семинары для персонала компании, тематические консультации, открытые столы и т.п.Подходит для штатных сотрудников и оформляется при наличии подтверждающих оплату документов (договор, акт, кассовый чек, товарный чек, квитанция и пр.).8. Деловые встречи и поездки (авиа и жд билеты, гостиницы, культурные мероприятия, такси, деловые обеды и ужины). В т.ч. заграничные поездки, если это обусловлено спецификой деятельности (например, расширение партнерской сети).

Подходит организациям на ОСНО и нормируются в размере 4% от фонда оплаты труда.

Сроки возврата сумм по авансовому отчету

Не принимаются к расходам: алкоголь, курительные смеси и т.п.9. Строительные материалы и ремонт помещения.Данный пункт достаточно щепетильный и требует высокой квалификации бухгалтерского состава.

Для правильного документального оформления, а также во избежание финансовых, административных и прочих рисков лучше обратиться к специалисту.10.

Прочее (сувенирная продукция, спецодежда, подарки сотрудникам и клиентам к памятным датам, цветы, декоративные украшения, собаки на охраняемую территорию и пр.)

Все затраты организации должны быть обоснованы и документально подтверждены, это также касается расходов по корпоративной карте.

Подотчетные лица – это физические лица, которым выданы наличные деньги с обязанностью представления отчета об их использовании (отсюда и понятие — «под отчет»).

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

На предприятии должен быть утвержден приказ, устанавливающий порядок выдачи и списания подотчетных сумм, в котором определены:— перечень лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет;— требования, предъявляемые к оформлению первичных оправдательных документов;— срок, на который выдаются подотчетные суммы;

— порядок предоставления и утверждения авансовых отчетов.

Анастасия Гончарова (аудитор), для Центра бизнес решений «Финансист»

Вернуться к анонсам новостей >>

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

Что делать при перерасходе по авансовому отчету? – nalog-nalog.ru

Выплата перерасхода по авансовому отчету срок

Перерасход можно считать обоснованным, если выполнены такие условия:

  • сотрудник израсходовал деньги на выполнение задания, порученного организацией (как правило, оно указывается в приказе руководителя о выдаче денег под отчет);
  • сотрудник предъявил документы, подтверждающие наличие перерасхода (например, кассовые чеки).

Если одно из указанных условий не выполняется, деньги сотруднику можно не возмещать. Таковы требования указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Компенсация перерасхода из кассы

Суммы, которые сотрудник израсходовал сверх полученных под отчет, выдайте ему из кассы. Для этого оформите расходный кассовый ордер формы № КО–2. Номер и дату этого документа укажите в строке авансового отчета «Перерасход выдан по кассовому ордеру». Это предусмотрено в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Ситуация: можно ли внести запись о компенсации перерасхода (реквизитах расходного кассового ордера, по которому произведена выплата) подотчетных сумм в авансовый отчет сотрудника после его утверждения?

Да, можно.

Срок, в течение которого организация должна компенсировать перерасход денег сотруднику, законодательством не ограничен. Поэтому внести запись о погашении долга в авансовый отчет можно и после его утверждения. Запрета на этот счет указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55, не содержат.

Ситуация: можно ли возместить сотруднику перерасход подотчетных сумм во время его отпуска?

Да, можно.

Дожидаться, когда сотрудник выйдет из отпуска, не обязательно. Выплачивать сотруднику перерасход в период, когда он находится в отпуске, действующее законодательство не запрещает (ст. 22 ТК РФ, указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).

Поэтому при необходимости организация вправе возместить сотруднику перерасход во время его нахождения в отпуске.

Ситуация: можно ли возместить сотруднику перерасход подотчетных сумм после выхода сотрудника из отпуска? Сотрудник представил авансовый отчет и на следующий день ушел в отпуск.

Да, можно.

После того как бухгалтер проверил авансовый отчет, его должен утвердить руководитель. Срок, в течение которого руководитель утверждает авансовый отчет, законодательно не ограничен. Сделать это он может через несколько дней, после того как сотрудник представил отчет в бухгалтерию.

Рассчитаться же с сотрудником бухгалтерия должна только после утверждения авансового отчета руководителем. Поэтому организация вправе возместить перерасход подотчетных сумм после выхода сотрудника из отпуска.

Такой вывод позволяют сделать указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

При выдаче денег из кассы в счет компенсации перерасходованной суммы сделайте проводку:

Дебет 71 Кредит 50

– возмещены сотруднику расходы, превышающие сумму, выданную ранее под отчет.

Пример компенсации сотруднику расходов сверх выданных ему под отчет сумм

Секретарь ООО «Альфа» Е.В. Иванова приобрела для организации канцтовары. На эти цели 31 марта ей было выдано 2000 руб. Но она израсходовала 2100 руб. На эту сумму она представила в бухгалтерию оправдательные документы (товарный и кассовый чеки, где выделен НДС в сумме 320 руб.), счет-фактура отсутствует.

1 апреля руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет Ивановой.

3 апреля кассир «Альфы» выдал Ивановой перерасход в сумме 100 руб. (2100 руб. – 2000 руб.).

Эти операции бухгалтер «Альфы» отразил так.

31 марта:

Дебет 71 Кредит 50 – 2000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой.

1 апреля:

Дебет 10 Кредит 71 – 1780 руб. (2100 руб. – 320 руб.) – получены канцтовары, приобретенные сотрудницей;

Дебет 19 Кредит 71 – 320 руб. – учтен НДС по приобретенным канцтоварам;

Дебет 91-2 Кредит 19 – 320 руб. – списан НДС за счет собственных средств организации.

3 апреля:

Дебет 71 Кредит 50 – 100 руб. – компенсированы сотруднице расходы сверх сумм, выданных ей под отчет.

Срок возмещения по авансовому отчету работнику

Его печатная форма включает:

  • передаваемые суммы;
  • направления их использования;
  • реквизиты подтверждающих документов.

В программе все эти суммы списываются документом «Авансовый отчет» в разделе «Банк и касса». Он состоит из 5 вкладок. Первая называется «Авансы». Здесь перечисляются документы, на основании которых сотруднику были выданы средства (ПКО, банковская выписка). На вкладке «Товары» указывается перечень направлений использования средств.

Если есть необходимость, заполняется «Возвратная тара». Если за счет полученных средств сотрудник оплатил товары или услуги, которые оказаны организации, то эти суммы отражаются на вкладке «Оплата». После проведения документа по данным сделкам будет сформирована проводка ДТ60 КТ71.

Все остальные расходы, в том числе суточные, командировочные и общехозяйственные нужды, отражаются на вкладке «Прочее».

Расходы, связанные с командировкой, возмещаются работнику в порядке, установленном коллективным договором или локальным нормативным актом организации (в случае, если организация относится к коммерческой). Правовое обоснование: Согласно ч. 1 ст.

129 ТК РФ заработная плата (оплата труда работника) — вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты). В соответствии со ст.

Как оформить перерасход по авансовому отчету

Но для этого нужно в приказе об управленческом учете отобразить возможность такого способа перечисления средств. В самом заявлении рабочий должен написать, чтобы деньги перечислялись на его зарплатную карту, и предоставить реквизиты.

В платежном поручении назначение платежа следует указать как движение подотчетных сумм. Документы для авансового отчета, которые сдает сотрудник организации, должны включать слипы всех чеков.

Пример Рассмотрим, как отображаются расчеты с подотчетными лицами в НУ и БУ. Из кассы предприятия 25.04.16 была предоставлена сумма средств офис-менеджеру условного ООО в размере 2000 рублей сроком на 4 дня для приобретения канцелярских товаров.

В этот же день бухгалтер выдал подотчетные суммы на основании заявления, подписанного руководителем: ДТ71 КТ50 – 2000 руб.

Возмещение расходов по авансовому отчету после увольнения сотрудника

При оформлении отчета работнику и кассиру необходимо заполнить следующие поля:

  • название организации;
  • номер, дату составления отчета;
  • реквизиты структурного подразделения;
  • ФИО ответственного лица;
  • табельный номер, должность работника;
  • назначение аванса;
  • данные по предыдущему авансу;
  • бухгалтерскую запись;
  • приложение;
  • отчет проверен;
  • данные о главном бухгалтере и бухгалтере;
  • расписка о принятии отчета на проверку;
  • подпись подотчетного лица.

В графе «Бухгалтерская запись» отображаются бухгалтерские проводки, номера счетов, на которых фиксируются потраченные подотчетные суммы. К авансовому отчету должны прилаживаться документы, подтверждающие понесенные издержки. Документы нужно пронумеровать в порядке их записи.

День юриста
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: